Hiện nay Chỉ số KPI ngày càng phổ biến đối với dân văn phòng làm việc trong các lĩnh vực liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý,… Tuy nhiên với các bạn mới chập chững đi làm hoặc tiếp xúc với công việc thì không phải ai cũng hiểu rõ về KPI và tác dụng của nó trong công việc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu KPI là gì và sử dụng công cụ SMART để xây dựng bộ KPI hiệu quả là như thế nào. Chúng ta cùng nghiên cứu nhé!
KPI là gì?
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – Chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Chỉ số KPI là một công cụ chiến lược mang tính hệ thống, là chỉ số đánh giá năng suất, chất lượng công việc của mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp, giúp chúng ta hiểu rõ một công ty hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu đã đề ra.
Ví dụ: Một hãng hàng không đặt KPI của mình là sự đúng giờ của các chuyến bay, điều này góp phần không nhỏ trong việc tăng doanh thu của hãng nếu hạn chế tối đa việc delay các chuyến bay. Một công ty mong muốn biết nhân viên của họ có hài lòng, hạnh phúc với công việc hiện tại hay không, họ có thể đo lường thái độ, sự ủng hộ, hợp tác của nhân viên theo KPI.
Các kiểu hệ thống KPI
Hệ thống KPI đầu ra (output)
Hệ thống này giúp đánh giá nhanh và hiệu quả. Nó tập trung vào kết quả công việc. Yếu điểm là quá tập trung vào kết quả dẫn đến nhân viên có xu hướng làm mọi tiểu xảo, tip trick để đạt được mục tiêu đề ra, điều này không tốt cho công ty về lâu dài.
Hệ thống KPI hành vi (Behavior)
Như tên gọi, hệ thống này sẽ tập trung vào hành vi của nhân viên như thái độ làm việc chăm chỉ, sáng tạo, cẩn thận. Ví dụ như nhân viên chăm sóc khách hàng, dịch vụ sau bán hàng…
Hệ thống KPI năng lực (Competencies)
Tập trung vào năng lực của nhân viên. Tập trung vào nguyên nhân để tới được mục tiêu đề ra. Điều này giúp giải thích được thành tích đạt được trong công việc. Qua đó quản trị được công việc phát triển bền vững lâu dài.
SMART – công cụ hữu ích xây dựng KPI
Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án đều có những quy trình áp dụng KPI khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng KPI của từng đơn vị. Tuy nhiên nhìn chung để xây dựng một bộ KPI hiệu quả, các nhà quản lý thường sử dụng các tiêu chí SMART như là một cách đánh giá tính thiết thực của KPI. SMART có nghĩa là S – Cụ thể, M – Đo lường được, A – Có thể đạt được, R – Thực tế, T – Có thời hạn.
Nói một cách chi tiết hơn là:
- Specific: Liệu mục tiêu của bạn có cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu không?
- Measurable: Bạn có thể đo lường được quy trình đi tới mục tiêu không?
- Achievable: Mục tiêu của bạn có thể thực sự đạt được không?
- Realistic: Mục tiêu này có thực tế, khả thi đối với doanh nghiệp hay cá nhân bạn hay không?
- Timely: Thời gian cần thiết để có thể đạt mục tiêu là gì?
Hiện nay nhu cầu quản trị chất lượng theo hiệu suất công việc của các nhà quản lý ngày càng cao, do đó sẽ có hàng nghìn bộ đánh giá KPI khác nhau. Và mỗi nhân viên cũng như công ty sẽ khó khăn hơn trong việc lựa chọn KPI phù hợp cho mình.
Việc hiểu rõ KPI là gì và sử dụng các tiêu chí SMART như thế nào để xây dựng bộ KPI phù hợp qua bài viết này hy vọng sẽ giúp các bạn có cái nhìn dễ hình dung hơn, từ đó sử dụng KPI hỗ trợ cho công việc của mình được tốt hơn.
